Die ersten Audits waren bereits im alten Rom als „Verhör der Rechnungen“ bekannt. Die Beamten überprüften den Inhalt von Dokumenten, die von anderen erstellt wurden, um zu verhindern, dass Fehler auftreten und sie dadurch Geld verlieren.
Das Audit in einer Form, die der heutigen ähnelt, gibt es seit dem 19. Jahrhundert. Heutzutage besteht seine Hauptaufgabe darin, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren. Es sollte nicht mit Kontrolle verwechselt werden. Im Gegensatz dazu basiert es auf einem konkreten Plan und weist auf die Notwendigkeit konkreter Änderungen hin. Darüber hinaus erfolgt eine derartige Prüfung in der Regel auf freiwilliger Basis.
Audit – was ist das?
Ein Audit ist eine unabhängige Bewertung einer Organisation, eines Systems, eines Produkts oder eines Projekts mit dem Ziel, es zu verbessern. Sein Gegenstand wird daraufhin überprüft, ob er mit den festgelegten Standards, den internen Vorschriften der Organisation, den Gesetzen und den anerkannten Benchmarks übereinstimmt. Aufgrund ihrer Einordnung im Unternehmen wird zwischen internen und externen Audits unterschieden.
Internes Audit
Es handelt sich um eine Beratungs- und Kontrolltätigkeit, die darauf abzielt, die operative Leistung der Organisation zu verbessern. Seine Aufgabe ist es, beim Erreichen von Zielen zu helfen; es konzentriert sich auf die Optimierung der Prozesse im Zusammenhang mit Risikomanagement, Kontrolle und Unternehmensmanagement. Das interne Audit hat sich seit der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts intensiv entwickelt. 1941 wurde das internationale Institut der Internen Wirtschaftsprüfer gegründet, das sich damit befassende Spezialisten zusammenschloss.
Externes Audit
Diese Prüfung wird von unabhängigen Auditoren durchgeführt – Personen, die nicht mit der betreffenden Organisation verbunden sind. Es gibt zwei Arten von externen Audits: Zweitparteien-Audits (2nd party audits z. B. wenn ein Unternehmen seine Lieferanten analysiert) und Drittparteien-Audits (3rd party audits z. B. Zertifizierung). Eine solche Analyse hilft beim Aufbau des Ansehens und bei der Etablierung der Position des Unternehmens.
Audits im Überblick
Es gibt viele Arten von Audits, die auf die Art der Geschäftstätigkeit der geprüften Organisationen zugeschnitten sind. Jede erfordert den Zugriff auf andere Daten, wird auf eine etwas andere Weise und mit den entsprechenden Tools durchgeführt. Was sie gemeinsam haben, ist das Hauptziel: Die Ermittlung der Änderungen, die zur Verbesserung der Arbeit des Unternehmens erforderlich sind.
Sprachaudit
Die Vorteile eines Teams, das in Fremdsprachen kommunizieren kann, können für multinationale Unternehmen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden: Sie senken die Kosten, erleichtern die Beziehungen zu ausländischen Partnern und wirken sich positiv auf Geschäftsverhandlungen aus. Ein Sprachaudit hilft dabei, die Sprachkompetenz von Mitarbeitern oder Bewerbern zu ermitteln, die sich für eine Stelle im Unternehmen bewerben. Bewertet werden der Wortschatz und die grammatikalischen Strukturen sowie vier Hauptfertigkeiten: Hören, Lesen, Schreiben und Sprechen.
GERS-Skala
Der Gemeinsame Europäische Referenzrahmen für Sprachen (GERS) wird in der Regel als Referenzpunkt bei einem Sprachaudit verwendet. Er hilft dabei, den Beherrschungsgrad einer Sprache anhand von sechs Stufen zu bestimmen:
A1 – Einstieg,
A2 – Grundlagen,
B1 – Mittelmaß,
B2 – gutes Mittelmaß,
C1 – fortgeschrittene Kenntnisse,
C2 – exzellente Kenntnisse.
Die einzelnen Niveaus definieren die Kompetenzen, über die ein Fremdsprachenlerner verfügen sollte. Für die niedrigste Stufe A1 bedeutet dies, dass Sie grundlegende Ausdrücke des täglichen Lebens verstehen und verwenden, sich und andere vorstellen sowie ein einfaches Gespräch führen können. Um von der höchsten Stufe (C2) sprechen zu können, muss man praktisch alles verstehen (sowohl beim Hören als auch beim Lesen), die Fähigkeit besitzen, Informationen zusammenzufassen und Gedanken flüssig, spontan und präzise auszudrücken.
Der Europarat hat auch die ungefähre Lernzeit festgelegt, die erforderlich ist, um ein bestimmtes Niveau zu erreichen. Um die Stufen A1, A2 und B1 zu erreichen, sind für jede Stufe etwa 120 Stunden erforderlich; um den Stoff für B2, C1 und C2 nacheinander zu bewältigen, sind etwa 240 Stunden erforderlich (d.h. insgesamt 720 Stunden). Natürlich handelt es sich hier um eine große Annäherung. Jeder Lernende ist einzigartig und benötigt einen auf seine Bedürfnisse abgestimmten Lernprozess.
Durchführung von Audits
Es ist möglich, ein Sprachaudit sowohl auf traditionelle Weise (durch eine Prüfung auf Papier und ein Interview) als auch mit Hilfe einer geeigneten Software wie Focus Audit Tool, einer der besten auf dem Markt erhältlichen Plattformen, durchzuführen. Es bietet umfassende Prüfungen für mehr als 30 Sprachen, und zwar vollständig aus der Ferne. Das spart sowohl unsere Zeit als auch die der getesteten Personen. Die Ergebnisse sind kurz nach Ende der Prüfung oder bis zu 48 Stunden nach der Prüfung verfügbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Audit auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden; das Angebot umfasst:
Einstellungsaudit – ideal, um die Sprachkenntnisse von Stellenbewerbern zu überprüfen. Es testet Vokabeln, Grammatik, Schreiben und Sprechen.
Vollständiges Audit – die am weitesten fortgeschrittene Prüfung; sie testet gründlich alle Sprachkompetenzen.
Verkürztes Audit – dies wird am häufigsten für eine vorläufige Prüfung von Sprachkenntnissen verwendet. Während des Audits werden Grammatik, Wortschatz und Leseverständnis überprüft.
Schreiben und Sprechen – in diesem Teil wird die Fähigkeit geprüft, die Fremdsprache in der Praxis anwenden zu können.
Verkürztes Audit + Schreiben oder Sprechen – konzentriert sich auf die Kommunikationsart, die für den Job am wichtigsten ist.
Was sind die anderen Typen von Audits?
Umwelt-Audit
Der Zweck eines derartigen Audits ist es, die Auswirkungen eines Unternehmens, eines Prozesses oder eines Projekts auf die Umwelt zu ermitteln. Es hilft z. B. zu zeigen, welchen CO2-Fußabdruck die verwendeten Geräte erzeugen, wie der Energieverbrauch durch Optimierung des Gerätebetriebs gesenkt werden kann oder wie die Produktion von Elektroschrott minimiert werden kann. Aufgrund der Umweltherausforderungen, vor denen unser Planet heute steht, gewinnt diese Prüfung immer mehr an Bedeutung.
Audit klinischer Prüfungen
Mit diesem Audit soll sichergestellt werden, dass eine klinische Prüfung, mit der die Wirksamkeit und Sicherheit eines Arzneimittels oder Medizinprodukts nachgewiesen werden soll, in Übereinstimmung mit dem Prüfplan durchgeführt wurde.
Energieaudit
Bei einem Energieaudit geht es darum, den bestehenden Energieverbrauch (eines Gebäudes, einer Anlage oder eines ganzen Unternehmens) zu ermitteln und Maßnahmen zu dessen Reduzierung zu bestimmen. Es gibt Auskunft über die zu erwartenden Einsparungen, die durch Optimierungsprozesse erzielt werden können. Als Ergebnis dieser Prüfung erhalten wir Vorschläge für konkrete Modernisierungsmaßnahmen mit deren Kosten, Gewinn und Amortisierungszeit.
Wissensaudit
Die Analyse und Bewertung des Wissens in einem Unternehmen im Hinblick auf seine Nützlichkeit wird als Wissensaudit bezeichnet. Es wird durchgeführt, um die Chance auf das Erreichen eines Wettbewerbsvorteils zu erhöhen. Dabei wird nicht nur explizites Wissen berücksichtigt, sondern auch implizites Wissen, das sich aus den Erfahrungen der Menschen ergibt, die das betreffende Unternehmen bilden.
Ethisches Audit
Um zu beurteilen, ob eine Organisation nach anerkannten ethischen Grundsätzen vorgeht, wird ein ethisches Audit durchgeführt. Seine Aufgabe ist es, Maßnahmen zu ermitteln, die zur Schaffung einer Unternehmenskultur beitragen, die Transparenz bei der Entscheidungsfindung erhöhen, das Korruptionsrisiko verringern und sich positiv auf die Beziehungen zur Umgebung auswirken.
Marketing-Audit
Heutzutage ist es für ein Unternehmen fast unmöglich, ohne angemessene Marketinganstrengungen in den Markt einzutreten und erfolgreich zu sein. Ihre Optimierung wird durch ein Marketing-Audit vorgenommen. Dieses Audit umfasst das Umfeld des Unternehmens (z. B. seine Zielgruppe und seine Konkurrenten), seine Stärken und Schwächen (SWOT-Analyse) und die gewählte Werbestrategie. Die Einhaltung der als Ergebnis der Studie vorgeschlagenen Maßnahmen kann die Zahl der Kunden und damit den Gewinn erheblich steigern.
Qualitätsaudit
Bei einem Qualitätsaudit wird festgestellt, ob die Prozesse eines Unternehmens den festgelegten Standards (z. B. ISO-Normen, wie ISO 19011) entsprechen. Falls erforderlich, werden auch Bereiche für Verbesserungen oder Korrekturmaßnahmen identifiziert.
IT-Audit
Die Aufgabe eines IT-Audits besteht darin, nachzuweisen, ob das IT-System die Vermögenswerte des Unternehmens schützt, die Datenintegrität aufrechterhält, zuverlässige Informationen liefert und unerwünschte Ereignisse verhindert. Dabei werden Standards aus den Bereichen IT-Prozessmanagement, Qualitätsmanagement oder IT-Sicherheit als Maßstab herangezogen. Je nachdem, welcher Bereich geprüft wird, gibt es drei Arten von Audits: Software-Legalitätsaudit, Hardware-Audit und Sicherheitsaudit.
Finanzaudit
Der Zweck eines Finanzaudits ist die Prüfung von Jahresabschlüssen. Damit soll festgestellt werden, ob er die tatsächliche materielle Situation der Organisation wiedergibt. Darüber hinaus wird die Übereinstimmung der Dokumente mit den Buchhaltungsregeln und -vorschriften analysiert. Zu den Instituten, die gesetzlich verpflichtet sind, sich einer Finanzprüfung zu unterziehen, gehören Banken, Versicherungsgesellschaften, genossenschaftliche Spar- und Darlehenskassen sowie Aktiengesellschaften.
Steueraudit
Ein solches Audit wird durchgeführt, um zu zeigen, ob der Steuerzahler seine Buchhaltung in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht führt. Dabei werden die Quelldokumente (wie Rechnungen und Quittungen, Handelsverträge oder Steuerberichte) und die vom Steuerzahler durchgeführten Verfahren analysiert. Dank der Feststellung von Versäumnissen im Laufe der Prüfung kann die steuerrechtliche Haftung vermieden und Maßnahmen zu ihrer künftigen Vermeidung ergriffen werden.
Betriebsaudit
Die Effizienz der Betriebsabläufe eines Unternehmens wird im Betriebsaudit untersucht. Es analysiert die Leistung und Effektivität der Systeme des Unternehmens. Es bewertet auch, wie das Management seine Handlungen plant und die Erreichung seiner Ziele überwacht. Neben einer Zusammenfassung der Ergebnisse enthält das Ergebnis der Studie auch Empfehlungen zur Verbesserung der Leistung der Organisation.
Was wird bei einem Audit kontrolliert?
Das übergeordnete Ziel der Audits ist es, Bereiche der Organisation zu finden, die verbessert werden müssen, und Lösungen vorzuschlagen, um ihre Leistung zu verbessern. Der spezifische Gegenstand des Audits variiert je nach Art der Analyse: Bei einem Sprachaudit geht es um die Sprachkenntnisse, bei einem Umweltaudit um die Umweltauswirkungen des Unternehmens, bei einem Energieaudit um das Energieprofil und bei einem Qualitätsaudit um die Konformität der Prozesse mit den Normen.
Wer führt das Audit durch?
Audits werden von Auditoren durchgeführt, d. h. von Fachleuten, die sich beruflich mit derartigen Prüfungen befassen Sie werden in interne und externe Auditoren unterteilt. Die Aufgabe der Ersteren besteht darin, die besten Wege zu finden, um eine Organisation zu betreiben und ihre Leistung zu verbessern. Um dies zu erreichen, überprüfen sie die Funktionsweise der Prozesse der Institution.
Externe Auditoren sind nicht mit dem Unternehmen verbunden. Ihr Hauptziel ist es, die Prozesse des Unternehmens zu analysieren, Tätigkeitsbereiche zu identifizieren, die geändert werden müssen, und festzustellen, ob es die Standards erfüllt, um die erforderliche Zertifizierung zu erhalten. Diese Fachleute helfen Unternehmen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern.
Der Auditor soll Fachkenntnisse und Hochschulbildung entsprechend der Art der von ihm durchgeführten Prüfung nachweisen. Kontinuierliche Weiterbildung ist in diesem Beruf wichtig. Diese Fachleute müssen auch die einschlägigen Vorschriften kennen.
Wer führt das Sprachaudit durch?
Das Sprachaudit wird von Spezialisten durchgeführt, die die betreffende Sprache auf einem hervorragenden, oft muttersprachlichen (oder fast muttersprachlichen) Niveau beherrschen. Darüber hinaus sind sie mit den Kriterien vertraut, die für jede Kompetenzstufe erforderlich sind und verfügen über die Fähigkeit, analytisch zu denken. Viele von ihnen haben ihre Berufserfahrung als Prüfer bei offiziellen Tests zur Überprüfung des Kenntnisstandes in einer bestimmten Sprache erworben (z. B. DELE für Spanisch, DELF für Französisch oder IELTS für Englisch).
Das Focus Audit Tool wurde genau von solchen Menschen entwickelt – von Auditoren, die auf Sprachunterricht spezialisiert sind. Dank der 25-jährigen Erfahrung hat die Übersetzungsagentur Skrivanek ein Tool entwickelt, das mit einer intuitiven Plattform den Überprüfungsprozess von Sprachkompetenzen optimiert und den Zeitaufwand für die Darstellung der Ergebnisse erheblich reduziert.