Zasady Ochrony Prywatności

Skrivanek sp. z o.o. („Spółka”, „Skrivanek”, dalej określana również jako „my”, „nas” lub „nasz”.) przetwarza dane osobowe w sposób zgodny z wymogami polskiego prawa, w szczególności w zgodzie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie 2016/679) oraz ustawy o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje, które samodzielnie lub łącznie mogą być wykorzystane do zidentyfikowania osoby fizycznej. Niniejsze Zasady Ochrony Prywatności („Zasady”) wyjaśniają w jaki sposób gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe Klientów, potencjalnych Klientów i Użytkowników naszych stron internetowych: www.skrivanek.pl, focusaudits.eu i www.szkolajezyk.pl („Strony”).

Korzystając z naszych stron i naszych usług, akceptują Państwo wszystkie zapisy niniejszych Zasad Ochrony Prywatności i wyrażają zgodę na zbieranie i przetwarzanie przez Skrivanek swoich danych zgodnie z niniejszymi Zasadami.

Zwracamy uwagę, że niniejsza Zasady nie dotyczą wszystkich sytuacji i sposobów przetwarzania danych osobowych przez Skrivanek. W przypadkach przetwarzania danych osobowych, do których nie stosuje się niniejszych Zasad informacje na temat prywatności przekazywane będą w momencie zbierania danych.

1. Administrator danych i Inspektor ochrony danych – dane kontaktowe

Administratorem Państwa danych osobowych jest Skrivanek sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Plac Konstytucji 6/75 (00-550).

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego dokumentu oraz sposobu

i celów przetwarzania przez nas danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem:

Inspektor Ochrony Danych

Skrivanek Sp. z o.o.

Ul. Podlaska 12

20-304 Lublin,

Adres email: iod@skrivanek.pl

2. Podmiot przetwarzający dane

2.1. Świadcząc usługi, które mogą wymagać powierzenia nam danych osobowych, których administratorem jest Klient (np. tłumaczenie dokumentów zawierających dane osobowe lub szkolenie pracowników Klienta), Skrivanek pełni funkcję Podmiotu przetwarzającego w rozumieniu przepisów Rozporządzenia 2016/679, działającego w oparciu o instrukcje Klienta jako administratora danych. Przetwarzanie takich danych odbywa się wówczas na podstawie odrębnych uzgodnień, tj. umowy powierzenia zawartej zgodnie z art. 28 Rozporządzenia 2016/679.

2.2.  W celu zawarcia umowy powierzenia, Klient poinformuje Skrivanek o powierzeniu danych osobowych, o których mowa w par.2.1.powyżej.

3. Bezpieczeństwo

3.1.Stosujemy się do ogólnie przyjętych standardów zakresie technologii i bezpieczeństwa informacji w celu ochrony wszelkich posiadanych przez nas danych przed utratą, bezprawnym wykorzystaniem, zmianą lub zniszczeniem, a wdrożony przez nas system zarządzania bezpieczeństwem informacji podlega niezależnej certyfikacji i jest zgodny z wymogami normy ISO/IEC 27001: 2013.

3.2. Regularnie kontrolujemy nasze polityki, procedury i szkolenia oraz inne zabezpieczenia techniczne w zakresie ochrony danych aby zapewnić ich bezpieczeństwo.

3.3.  Skrivanek nie ponosi odpowiedzialności za nieuprawniony dostęp do danych i/lub utratę danych z przyczyn od nas niezależnych w szczególności z powodu błędów lub zaniedbań po stronie Państwa.

4. Kiedy zbieramy dane

4.1. Możemy zbierać Państwa dane osobowe, gdy udostępniają je Państwo dokonując następujących czynności:

• zamawiają Państwo nasze produkty lub usługi (w tym przez nasze strony internetowe, telefon, e-mail i w naszym biurze);

• odwiedzają Państwo nasze strony internetowe;
• kontaktują się Państwo z nami zadając nam pytanie, przekazując komentarz lub składając reklamację;
• zapisują się Państwo na nasze newslettery, otrzymywanie powiadomień lub inną naszą usługę (np. darmową wycenę);
• biorą Państwo udział w ankiecie lub konkursie;
• przekazują nam Państwo wizytówkę lub inne dane kontaktowe, np. podczas wydarzeń czy targów.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz może być niezbędne dla otrzymania danej usługi lub uzyskania odpowiedzi.

4.2. Pewne dane zbierane są automatycznie podczas korzystania przez Użytkowników ze Stron internetowych (w tym za pomocą technologii takich jak pliki cookie) lub gdy odwiedzają Państwo biura Skrivanka, w których prowadzony jest monitoring wizyjny.

4.3. Możemy zbierać Państwa dane osobowe od innych firm, takich jak spółki należące do grupy SKRIVANEK Holding SE i z nią stowarzyszone oraz, za Państwa zgodą, strony trzecie (np. Biura Informacji Gospodarczej). Ponadto, w przypadku pracowników naszego klienta, dane kontaktowe możemy otrzymać od pracodawcy.

4.4. W zakresie dopuszczanym przez obowiązujące prawo możemy również zbierać niektóre informacje ze źródeł publicznie dostępnych np. rejestrów, sieci społecznościowych lub publicznie dostępnych witryn internetowych.

5. Jakie dane zbieramy

W zależności od rodzaju świadczonej usługi kategorie przetwarzanych danych osobowych mogą obejmować:

5.1. imię, nazwisko, adres, dane kontaktowe;

5.2. PESEL, NIP,

5.3. nr rachunku bankowego;

5.4. seria nr dowodu tożsamości;

5.5. służbowe dane kontaktowe pracowników Klienta;

5.6. inne dane podane przez Państwa,

5.7. nagrania z monitoringu wizyjnego;

5.8. dane takie jak adres IP czy informacje zawarte w plikach cookie (pliki tekstowe umieszczane na komputerze użytkownika w celu umożliwienia witrynie przeanalizowania sposobu korzystania z niej przez użytkowników. Więcej o plikach „cookies” i o polityce Spółki z nimi związanej znajdą Państwo w zakładce o polityce dotyczącej plików cookie.

6. Jak wykorzystujemy Państwa dane osobowe

Będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe do realizacji następujących celów:

6.1. aby świadczyć profesjonalne usługi w oparciu o zawartą z Państwem umowę, jeśli jesteście Państwo naszymi Klientami, który to cel obejmuje:

6.1.1. działania niezbędne do zawarcia i wykonania umowy;

6.1.2. zarządzanie przepływami finansowymi, w tym należnościami;

6.1.3. obsługę Klienta, w tym obsługę reklamacji i wsparcie techniczne;

6.1.4. badanie poziomu satysfakcji Klientów;

6.1.5. informowanie Klientów o nowych usługach, w tym spółek należących do grupy SKRIVANEK Holding SE;

6.1.6. prowadzenie monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa;

6.2 aby rozwijać naszą działalność i nasze usługi, który to cel obejmuje:

6.2.1. informowanie o nowych usługach, które według nas mogą Państwa zainteresować, w oparciu o Państwa zgodę lub w oparciu o inną przesłankę prawną;

6.2.2. tworzenie modeli biznesowych i analizę rynku w oparciu o dane statystyczne Klientów;

6.3. aby zarządzać bezpieczeństwem i jakością, w tym:

6.3.1. administrować naszymi stronami, systemami i aplikacjami;

6.3.2. monitorować i dokumentować procedury w związku ze świadczonymi Państwu usługami;

6.4. aby wypełnić obowiązki prawne, co wymaga między innymi zabezpieczenia dokumentacji (w tym zawierającej dane osobowe) dla celów podatkowych i księgowych;

6.5. w celu udzielenia informacji o jaką zwrócą się Państwo do nas odwiedzając nasze strony internetowe lub dostarczenia zamówionych poprzez nasze strony internetowe usług;

6.6. w każdym innym celu w jakim udzieliliście nam Państwo ważnej zgody, kiedy jest to wymagane przepisami prawa.

7. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

7.1. Wykonanie zawartej z Panią/Panem umowy ( i działania podjęte w celu zawarcia umowy) – Przykładowo, jeżeli zamawiacie Państwo usługi tłumaczeniowe, możemy przetwarzać Państwa dane kontaktowe i dane dotyczące płatności w celu wykonania zamówienia i dostarczenia tłumaczenia(par. 6.1.1.).

7.2. Nasz prawnie uzasadniony interes – Możemy przetwarzać Państwa dane (gdy uznamy, że nie zagraża to Państwa podstawowym prawom i wolnościom) głównie w celu zapewnienia Państwu wysokiej jakości usług oraz zabezpieczenia naszych interesów w związku ze świadczeniem usług (par. 6.1-6.3, 6.5).

W szczególności, w ramach naszego uzasadnionego interesu, możemy się z Państwem kontaktować w celu przesłania informacji handlowych o nowych usługach, które naszym zdaniem mogą Państwa zainteresować lub o oferowanych przez nas specjalnych warunkach sprzedaży np. rabatach.

Jako członek Grupy SKRIVANEK Holding SE uważamy również za swój prawnie uzasadniony interes możliwość przekazania danych Klientów do innych spółek Grupy do wewnętrznych celów administracyjnych, które nie wykluczają możliwości przesyłania Państwu przez nie informacji o własnych usługach.

7.3. Obowiązek prawny – Będziemy przetwarzać Państwa dane, kiedy będą wymagać tego od nas przepisy prawa np. podatkowe i księgowe.

7.4. Państwa zgoda – Możemy przetwarzać Państwa dane w określonym celu w oparciu o wyrażoną przez Państwo ważną zgodę. Zgody mogą Państwo udzielić nam na piśmie np. poprzez wypełnienie formularza w naszym biurze lub na naszych stronach internetowych lub też w korespondencji mailowej. Możecie Państwo wycofać swoją zgodę w każdym czasie.

8. Jak długo przechowujemy Państwa dane

Okres przechowywania danych użytkownika jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane i jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

8.1. okres niezbędny do świadczenia usług i zapewnienia niezbędnej obsługi klienta;

8.2. przepisy prawa, które mogą wymagać przetwarzania danych przez określony czas;

8.3. okres niezbędny do ochrony interesów Spółki np. przed ewentualnym roszczeniem;

8.4. okres na jaki została udzielona zgoda.

9. Komu możemy przekazać Państwa dane

Przekazujemy Państwa dane w celu świadczenia i ulepszania naszych usług, wyłącznie kiedy jest to dozwolone prawem. Podmioty, którym przekazujemy Państwa dane są zobowiązane do ich ochrony na podstawie zawartych z nami umów i/lub innych zastosowanych zabezpieczeń. Spółka nie przekazuje Państwa danych osobowych w celach komercyjnych.

9.1. Możemy powierzać przetwarzanie Państwa danych podmiotom trzecim (procesorom), w szczególności w zakresie usług informatycznych, przechowywania (hostingu), usług księgowych, marketingowych oraz usług, które Państwo zamówili lub z których korzystają.

9.2. Państwa dane osobowe będą udostępniane osobom posiadającym stosowne upoważniania do przetwarzania danych osobowych: naszym pracownikom, współpracownikom i dostawcom usług.

9.3. W przypadkach przewidzianych w przepisach prawa, Spółka może przekazywać dane osobowe użytkownika właściwym organom władzy publicznej.

9.4. Możemy przekazać Państwa dane spółkom z grupy SKRIVANEK SE Holding.

9.5. W przypadku zawarcia przez Skrivanek umowy na Państwa rzecz z podmiotem będącym Klientem Skrivanek, dane w zakresie wykonania umowy (w szczególności dane o frekwencji i wynikach w nauce dotyczące uczestników szkoleń językowych prowadzonych przez Skrivanek) mogą zostać udostępnione temu podmiotowi zgodnie z zawartą umową.

10. Jakie mają Państwo prawa

10.1. żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania ich kopii i ich sprostowania, jeśli są nieprawidłowe lub nieaktualne;

10.2. żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych, jeśli dane nie są już potrzebne do realizacji celów przetwarzania;

10.3. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;

10.4. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w szczególności mogą Państwo w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania wiadomości marketingowych poprzez kliknięcie na link rezygnacji znajdującego się w wiadomości lub skontaktowanie się z nami pod adresem: marketing@skrivanek.pl lub iod@skrivanek.pl.

O powyższe mogą Państwo zwrócić się do nas korzystając z naszych danych kontaktowych wymienionych w punkcie 1 niniejszych Zasad.

10.5. Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

11. Prawa dotyczące profilowania

11.1. Profilowanie polega na dowolnym zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych pozwalającym ocenić czynniki osobowe osoby fizycznej, a w szczególności analizować lub prognozować aspekty dotyczące osobistych preferencji lub zainteresowań, wiarygodności lub zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się osoby, której dane dotyczą

11.2. Przetwarzając Państwa dane, możemy zbierać pewne informacje np. dotyczące Państwa historii zakupów w celu zaproponowania Państwu zindywidualizowanej oferty.  Zautomatyzowane podejmowanie decyzji stosujemy wyłącznie w celach biznesowych i nie wywołuje ono wobec Państwa żadnych skutków prawnych. Mają Państwo prawo sprzeciwu wobec profilowania poprzez kontakt z nami pod adresem marketing@skrivanek.pl lub iod@skrivanek.pl; a także używając naszych danych kontaktowych wymienionych w punkcie 1 niniejszych Zasad.

12. Przekazywanie danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)

Od czasu do czasu możemy przekazywać dane do państw spoza EOG. Zawsze stosujemy wówczas odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z Rozporządzeniem 2016/679.  Na przykład w przypadku konieczności przekazania dokumentów zawierających dane osobowe poza EOG w celu ich tłumaczenia, odbywa się to w oparciu o zatwierdzone przez KE standardowe klauzule umowne.

Skrivanek sp. z o.o. może zmieniać swoje zasady ochrony prywatności. Zmiany takie wchodzą w życie po ich opublikowaniu na Stronach internetowych.